El laboratorio dental es un componente fundamental en la empresa odontológica, al brindar insumos críticos para garantizar la calidad y la seguridad en la atención de los pacientes. Sin embargo, en la práctica es frecuente identificar diversos problemas en la gestión de este proceso, lo que toma especial realce dada la profesionalización de los técnicos dentales, la digitalización de la odontología, el incremento de las expectativas estéticas y de confort de los usuarios y el aumento en el nivel de regulación sanitaria.
Sea que se disponga de un laboratorio propio (in-house), que se tercerice en laboratorio(s) externo(s) o que se combinen ambas opciones: es fundamental diseñar, implementar y controlar el proceso de gestión del laboratorio dental, para estandarizar el flujo de trabajo con precisión, puntualidad, bioseguridad, trazabilidad y comunicación efectiva… más allá de limitar el esfuerzo a concretar la instalación o entrega de los aditamentos protésicos, ortodónticos, etc. que se realizan, o de «cambiar de técnico» si algo sale mal.
DIAGNÓSTICO: IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES
Es conveniente partir por la determinación del tipo de servicios y del volumen de trabajos de laboratorio dental que se requiere, así como por el establecimiento de los requisitos específicos de calidad que se tomarán en cuenta como eje del proceso.
Si se gerencia un centro dental en funcionamiento, dicha información se puede obtener de los registros históricos: historias clínicas, fichas u órdenes de trabajo de laboratorio dental, agenda, comprobantes de pago al técnico, etc. En ellos, adicionalmente, se puede cuantificar los detalles de la problemática a optimizar, estableciendo tasas de errores o repeticiones, causas principales de incumplimiento, nivel de puntualidad en la entrega, satisfacción de usuario, etc…, lo que sirve para realizar un diagnóstico basal certero y priorizar en los ciclos de mejora más eficientes. Por otro lado, si más bien se está planificando una nueva empresa odontológica, se deben hacer proyecciones considerando la meta del volumen de atención para el proyecto y planteando escenarios en base a las necesidades de servicios de laboratorio del segmento del mercado que se va a atender.
El análisis inicial se puede fortalecer con los siguientes elementos:
- entrevistas a dentistas que generarán las órdenes de laboratorio dental para determinar los protocolos a seguir y demás aspectos técnicos
- entrevistas con los posibles proveedores o aliados (técnicos o laboratorios dentales), para establecer sus expectativas y requerimientos
- benchs (buenas prácticas) del sector
- identificación de las consideraciones legales y normativas
- opinión de expertos
- literatura especializada
🔍 ¿IN-HOUSE O EXTERNO?
Con ello, una de las primeras decisiones a considerar en el diseño del proceso de gestión de laboratorio dental, es establecer qué se realizará al interior de la empresa odontológica y qué se tercerizará en técnicos dentales externos. En términos generales, el laboratorio in house ofrece mayor flexibilidad y rapidez en el avance clínico y brinda mayor nivel de integración y control en el cumplimiento de los requisitos. Sin embargo, ello requiere una inversión considerable (sobre todo, si se proyecta un proceso basado en tecnología digital) y a la vez, costos mensuales considerables para el adecuado aprovisionamiento de insumos y la debida disposición de recursos físicos, humanos y tecnológicos. Además, dicha opción aumenta la complejidad de la gestión empresarial. Es así que dicha línea de acción podría resultar conveniente, solo si se dispone de un flujo suficiente de pacientes que requieran servicios de laboratorio dental, si se logra brindar servicios a otros centros dentales o si se consolida una alianza o coalición para integrar el laboratorio al centro odontológico, sin incurrir en los mencionados esfuerzos.
📊 FLUJO DEL PROCESO DE LABORATORIO
Se debe establecer con precisión y claridad el paso a paso a seguir a lo largo del proceso, desde que se genera un nuevo trabajo, hasta que se entrega o instala al paciente, tanto en lo concerniente a la labor interna, como a lo que se tercerizará.
📊 INDICADORES CLAVE PARA GESTIONAR EL LABORATORIO
La gestión del proceso de laboratorio se debe sustentar en métricas que permitan tomar decisiones informadas, como por ejemplo los siguientes indicadores:
- Tasa de repeticiones (%): proporción de trabajos devueltos o corregidos
- Tiempo promedio de entrega (días): desde el envío del caso hasta la entrega final
- Índice de cumplimiento de cronograma (%): trabajos entregados en el plazo establecido
- Índice de satisfacción clínica (%): percepción del equipo dental sobre los trabajos entregados
Estos datos pueden ser registrados mensualmente en una simple hoja Excel y revisados con el equipo.
🔁 FLUJO EFICIENTE DE TRABAJO CON EL LABORATORIO
El flujo de trabajo con el laboratorio dental debe ser tan preciso como cualquier otro procedimiento clínico. Aquí una secuencia ideal:
- Indicación clara: ficha técnica, modelo, color, instrucciones precisas.
- Registro fotográfico: imágenes intraorales y extraorales cuando sea necesario.
- Entrega organizada: embalaje, rotulación, nombre del paciente, fecha esperada.
- Comunicación fluida: contacto directo ante dudas o modificaciones.
- Control de calidad: verificación del trabajo antes de colocar al paciente.
- Retroalimentación periódica: para ajustes, mejoras y fortalecimiento del vínculo.
🧼 BIOSEGURIDAD Y TRAZABILIDAD EN EL LABORATORIO
No olvidemos que el laboratorio también es un eslabón crítico en la cadena de bioseguridad:
- Esterilización de impresiones, registros o estructuras metálicas.
- Rotulación clara del estado de limpieza de cada trabajo.
- Uso de guantes, mascarilla y batas en el traslado y recepción.
- Trazabilidad documental: saber qué se envió, cuándo, cómo y con qué insumos.
🛠️ TECNOLOGÍA QUE POTENCIA TU LABORATORIO
La digitalización está transformando el mundo dental y los laboratorios no son la excepción. Considera estas tecnologías:
- Escáner intraoral: evita impresiones físicas, reduce errores y acelera el proceso.
- CAD/CAM: diseño y fresado automatizado de prótesis con alta precisión.
- Software de gestión de casos: seguimiento de pedidos, comunicación, archivos digitales.
- Impresoras 3D: para modelos, férulas, provisionales y más.
Invertir en tecnología puede representar un gran diferencial competitivo si se acompaña de una gestión eficiente.
💡 CONCLUSIÓN
El laboratorio dental es mucho más que un proveedor técnico: es un socio estratégico en la calidad de tus tratamientos. Gestionarlo adecuadamente, establecer indicadores, asegurar bioseguridad y aprovechar la tecnología disponible puede marcar una diferencia sustancial en la eficiencia, rentabilidad y satisfacción de tus pacientes.
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