En la gestión empresarial odontológica, uno de los pilares de la eficiencia es el control adecuado de los insumos y servicios que hacen posible la operatividad diaria del consultorio o centro dental. Para lograrlo, el listado maestro de insumos es una herramienta indispensable.
Este documento organizado permite clasificar y registrar todos los productos y servicios que se requieren para el funcionamiento del centro, no solo materiales odontológicos. Así, se mejora la trazabilidad de los insumos, se estandarizan criterios que impactan en todo el proceso logístico, se reducen egresos y sobre costos relacionados a inadecuados modelos de aprovisionamiento y se optimiza la compra.
El mundo de los insumos odontológicos
Los insumos odontológicos se pueden clasificar en dos grandes grupos: productos y servicios. Los productos son bienes tangibles, como materiales dentales, medicamentos, papelería o alimentos, que pueden ser almacenados, inventariados y cuya adquisición implica procesos logísticos específicos como recepción, almacenamiento y control de stock.
En cambio, los servicios son bienes intangibles, como el mantenimiento de equipos, la recolección de desechos o el servicio de laboratorio dental, que no se almacenan y requieren una gestión basada en contratos, control de calidad, cumplimiento de tiempos y supervisión. Entender esta distinción permite organizar mejor el listado maestro de insumos, asignar responsables específicos y diseñar procedimientos diferenciados para la adquisición, uso y evaluación de cada tipo.
| PRODUCTOS | SERVICIOS |
|---|---|
| Materiales dentales | Luz |
| Medicamentos | Agua |
| Útiles de escritorio | Teléfono |
| Insumos de limpieza | Internet |
| Papelería – imprenta | TV Cable |
| Uniformes | Servicios odontológicos |
| Alimentos y bebidas | Servicio de laboratorio dental |
| Artículos de merchandising | Servicio técnico de equipos |
| Repuestos | Servicio de contabilidad |
| Productos para venta al paciente | Servicio de community manager |
| Servicio legal | |
| Servicio de recojo de desechos |
Este debe adaptarse a la realidad de cada centro dental según su tamaño, especialidad, procesos internos y contexto local.
De hecho, todo consultorio dental (por más «simple» que sea), requiere cientos productos para su labor clínica y no clínica. Sin embargo ni el 10% maneja una lista homologada, ni reportes o indicadores en este espacio tan relevante para la calidad y el éxito de la práctica profesional. Si lo caricaturizamos: Típicamente, se reescribe la «lista de compras» cuando saltan alertas de infrastock y hay voluntad y dinero para comprar.
¿Qué es un listado maestro de insumos?
El listado maestro o petitorio, es una nómina estructurada de todos los insumos y servicios utilizados en una empresa dental, clasificados por familias y categorías. Su finalidad es organizar de forma sistemática todos los insumos, de modo que puedan ser gestionados con mayor eficacia y previsión. Esto se traduce en un mejor abastecimiento, menor desperdicio y mayor control presupuestal.
¿Por qué implementarlo?
- Permite planificar y controlar mejor las compras
- Facilita la estandarización de productos por área o procedimiento
- Evita olvidos, repeticiones o adquisiciones innecesarias
- Mejora la relación con proveedores y reduce la improvisación
- Ayuda a tomar decisiones financieras más informadas
- Elimina el tiempo destinado a escribir o tipear desde cero una lista de insumos
- Aproxima a la determinación de stocks mínimos
La buena performance de la cadena de suministros en odontología sustenta la salud y el bienestar. La literatura en gestión logística y administración de empresas de salud sustenta que la planificación estructurada de inventarios, incluso en pequeñas empresas, puede generar ahorros operativos significativos y mejorar la continuidad del servicio [1,2].
Crea tu listado maestro de productos
El listado maestro incluye todas las familias de productos que se van a gestionar, anotándose dentro de cada familia las respectivas categorías que la conforman. A su vez, se detalla, dentro de cada categoría, cada uno de los respectivos productos unitarios específicos y diferentes que la conforman (incluyendo detalles, como: código, presentación, especificaciones, marcas, proveedores habituales, periodicidad de compra, valor unitario, consumo promedio mensual, nivel de stock mínimo / máximo, condiciones de transporte y almacenamiento, entre otras.
Por ejemplo, dentro de la familia de materiales dentales, se puede considerar las categorías: acrílicos, agujas, alginatos, anestésicos, etc. Y dentro de la categoría de agujas, se debe especificar, por ejemplo: aguja corta, aguja larga, aguja pediátrica, aguja de sutura «X», etc.
Formato de Listado maestro de insumos
| Código | Familia | Categoría | Producto | Presentación | Especificaciones | Marca habitual | Proveedor habitual | Valor unitario | Consumo mensual | Stock mínimo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Recomendaciones prácticas
- Crear una versión digital editable (por ejemplo, en Excel o Google Sheets) para facilitar uso y actualizaciones
- Establecer responsables
- Relacionar este listado con el sistema de control de stock y compras
- Integrar el listado a las rutinas de inducción del personal nuevo
- Revisar y ajustar el listado al menos una vez por año
Implementar esta herramienta fortalece la gestión operativa y permite pasar de un enfoque reactivo e improvisado a una cultura de planificación y mejora continua.
Referencias
- World Health Organization. Medical device technical series: procurement process resource guide. Geneva: WHO; 2017.
- Chopra S, Meindl P. Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation. 7th ed. Boston: Pearson; 2019.