La empresa dental es mucho más que solo un lugar en el cual los dentistas laboran y atienden a sus pacientes. El competitivo mundo corporativo actual, maneja el concepto de empresa como un conjunto de variados elementos que se deben enfocar de modo integral, para alcanzar el propósito y los objetivos institucionales deseados (éxito) y lograr un impacto social positivo (sostenibilidad). Dicha gestión, implica en simultáneo: todo lo que se hace y todo lo que se logra, siendo que las ciencias administrativas recalcan la conveniencia de considerar los siguientes tres factores fundamentales en la conducción empresarial: estandarización, trazabilidad y priorización.
TAMBIÉN TE PUEDE INTERESAR: NUEVO Curso Gestión Integral de la empresa dental
Más información e inscripciones
Autor
Jaime Otero Injoque
Odontomarketing
Sistematización de la empresa dental
La aplicación de la teoría general de sistemas a la empresa dental parte por identificar a la institución de modo integral y global, como una suma de diferentes elementos que interactúan entre sí para lograr un determinado resultado. De dicho modo, sistematizar la empresa odontológica implica integrar los insumos, recursos, procesos y resultados para lograr la máxima eficiencia e impacto.
Dicho enfoque se sustenta en la estandarización, trazabilidad y priorización, como medidas imprescindibles en la dirección institucional, en la gerencia operativa y en última instancia en la labor de cada uno de los miembros del equipo humano. A continuación, se definirán cada uno de los mencionados conceptos y se resumirán sus aplicaciones más importantes para la administración odontológica.
1. Estandarización:
La estandarización de la empresa dental corresponde a un enfoque administrativo que fundamenta la acción realizada de acuerdo a “la manera correcta de hacer las cosas”. Por lo tanto, el concepto de estandarizar una empresa odontológica, se basa en la gestión orientada hacia los procesos y procedimientos y el en el subsecuente análisis de la performance de la acción que se realiza en relación a lo estipulado (informalmente, o a través de manuales, reglas, normas, protocolos, guías, videos, listas de verificación, fichas, formularios, etc.).
La estandarización permite, en el marco del rubro empresarial odontológico, normalizar y disminuir la variabilidad, la incertidumbre y el error que generan los procedimientos realizados de modo descontrolado por su inadecuada adherencia al patrón establecido. De dicho modo, se requiere que los propósitos, objetivos, estrategias, políticas, metas, tácticas e incentivos se orienten sincrónicamente hacia el cero error, la mejora continua y otros conceptos clave de la gestión de la calidad y la seguridad en los servicios de salud y odontología.
De forma simplificada y práctica, la estandarización de la empresa dental se desarrolla siguiendo las siguientes etapas:
- Establecimiento del mapa de procesos de la empresa dental
- Diseño de procesos y procedimientos
- Protocolización de procedimientos
- Implementación de cambios
- Supervisión y evaluación
- Retroalimentación
2. Trazabilidad
De forma complementaria, la trazabilidad es la capacidad de la empresa dental de gestionar inteligentemente su conocimiento y de mantener los canales adecuados de información interna y externa. Se busca que la labor normal de los colaboradores deje las huellas y las evidencias necesarias para poder rastrear ciertos puntos críticos que faciliten la evaluación y el control del desempeño empresarial.
La trazabilidad es vigente en las mejores empresas e instituciones a nivel mundial. Estas se comprometen con la rendición de cuentas (accountability) y el uso de tecnologías de la información. De dicho modo, su capacidad de liderar sus respectivos campos empresariales, se conecta con su orientación hacia el aprendizaje corporativo y su capacidad de adaptarse al cambio constante.
A continuación, se listan algunas tácticas para fortalecer la trazabilidad en la empresa odontológica:
- Mejorar continuamente el proceso de manejo de la información
- Revisar críticamente y a profundidad la lógica actual que se aplica en el manejo de datos y de ser el caso, modificar o incluir fichas, adquirir o confeccionar softwares o aplicativos, etc.
- Asignar a todo colaborador, dentro de sus funciones y responsabilidades, algunas referidas directamente a la obligatoriedad de presentar informes y reportes específicos
- Lograr el adecuado registro y resguardo de los datos personales, médicos y odontológicos de todo paciente, en concordancia con el marco legal y ético de la odontología.
- Concretar siempre el debido registro de toda atención odontológica, anotando de forma completa y legible todos los considerandos de la evolución
- Mantener vigente el registro de las citas que realmente se realizan en la jornada
- Monitorear en el tiempo la evolución de indicadores clave que realmente ofrezcan una mirada integral del desempeño de la empresa
3. Priorización
La priorización aterriza en la empresa dental, como la cualidad de diferenciar lo importante de lo no importante. Es decir, lograr que la toma de decisiones, la asignación de recursos y todo tipo de esfuerzo se destine primero a los aspectos más relevantes y por consecuencia, asignar una menor tasa de los recursos humanos, físicos y financieros de la empresa odontológica a los asuntos menos prioritarios en el espiral de la mejora continua. Dicha idea resulta obvia, pero no siempre es el patrón que se sigue en la práctica de la gestión dental.
Desarrollar la capacidad de estudiar de modo conveniente los problemas de la institución odontológica parte de la Ley de Pareto (Principio 80/20), que sostiene que en todo sistema existen algunos pocos componentes vitales conviviendo con una mayoría de otros elementos triviales. A la vez, la priorización como fundamento empresarial en odontología, se basa en que dentro de todos los problemas que enfrenta una empresa dental, siempre se podrá reconocer algunos pocos problemas medulares, que son el origen de muchos otros problemas secundarios. Es decir, la toma de decisiones se conecta prioritariamente con aquellos problemas raíz o causa y no con los problemas efecto o consecuencia.
Conclusiones
Las empresas del rubro dental vienen profesionalizando progresivamente la gestión clínica e institucional, como medida estratégica para competir en los complejos mercados de las principales ciudades de Latinoamérica. Dicha optimización requiere de un enfoque sistémico sustentado en las mejoras en la estandarización, trazabilidad y priorización.